8 april 2020
Als u in deze periode van inperking de mogelijkheid heeft om een nieuwe opdracht aan te nemen, is de procedure van identificatie van de cliënt en "face to face" eventueel niet mogelijk.
In dit kader, herinneren we u vooreerst aan de regels die zijn vastgelegd in de ICCI Anti-Money Laundering Handleiding:
“Als de cliënt niet fysiek aanwezig is, dit wil zeggen in het licht van de identiteitsverificatie op afstand, dient de beroepsbeoefenaar passende maatregelen te treffen. De verificatie kan gebeuren:
a. hetzij aan de hand van een latere face-to-face-identificatie binnen een redelijke korte termijn;
b. hetzij aan de hand van de (Belgische of buitenlandse) elektronische identiteitskaart;
c. hetzij aan de hand van een gekwalificeerd certificaat..
Het is belangrijk dat het kantoor zich de vraag stelt of de cliënt niet zijn toevlucht tot deze procedure van identificatie op afstand neemt teneinde zijn echte identiteit te verhullen. Dit risico zou weleens nog groter kunnen blijken te zijn indien de aangegane relatie eenmalig van opzet is.
In alle gevallen kan de verificatie geldig worden gedaan door ook een kopie te nemen van elk ander document dat voortvloeit uit bijkomend onderzoek via analyse- en zoekprogramma’s (search engines) die ter beschikking worden gesteld door onafhankelijke of officiële bronnen, of aan de hand van statuten, publicaties en lijsten van internationale mandaten, voor zover:
a. de cliënt een laag risico op witwassen van geld of terrorismefinanciering vertoont,
b. de identificatie gedaan wordt met het oog op het aangaan van de zakelijke relatie,
c. het document relevant en geloofwaardig is.
Bovendien kan het kantoor een aantal bijkomende specifieke maatregelen treffen om de identificatiegegevens van de cliënt te staven en de kennis die hij van deze laatste heeft, te verbeteren. Deze maatregelen zijn:
- één of meerdere bijkomende documenten zoals een belastingaangifte, paspoort, rijbewijs, sociale zekerheidskaart, enz. vragen aan de cliënt;
- de beschikbare informatie toetsen aan de informatie die kan worden ingewonnen via betrouwbare buitenlandse bronnen zoals onafhankelijke externe bronnen of analyse- en zoekprogramma’s;
- indien van toepassing, brieven op naam versturen en nagaan dat hierop schriftelijk geantwoord wordt.
Evenwel, bestaan er in deze COVID-19 tijden ook alternatieven om met elkaar te kunnen communiceren via videoconference. Het is hoogstnoodzakelijk dat de informatie met het oog op de identiteitsverificatie op afstand worden verkregen van een betrouwbare bron. Elektronische identificatieprocessen (zoals aan de hand van een videoconference en een scan van de identiteitskaart recto/verso) zouden als betrouwbaar kunnen worden beschouwd als ze zijn beschermd tegen fraude en misbruik, en een passend niveau van zekerheid kunnen bieden dat de persoon die een bepaalde identiteit opeist, in feite de persoon met die identiteit is. Uiteraard, kan deze alternatieve methode enkeltijdelijk toegepast worden door de bedrijfsrevisoren tijdens de periode van inperking met behoud van de professioneel-kritische instelling en voor zover de cliënt een laag risico op witwassen van geld of terrorismefinanciering vertoont.